Авансовий звіт. Як правильно оформляти авансовий звіт? Як заповнювати авансові звіти в 1с 8

У господарську діяльність практично будь-який підприємства присутні операції видачі коштів/ДС працівникові з каси підприємства, які потім співробітник має або звітувати, або відновити отримані кошти в касу.

У цій статті ми розглянемо кілька прикладів операцій, пов'язаних з обліком коштів, виданих під звіт, видачею касою грошей, а також із поверненням працівником раніше отриманих та невикористаних коштів. Окремо зупинимося на особливостях обліку таких операцій та крайніх ситуаціях, що зустрічаються на практиці.

Відповідно до чинного закону одержувачем виданих під звіт ДС може бути працівник підприємства, тобто. фізична особа з якою укладено трудовий договір, або людина, з якою укладено договір цивільно-правового характеру, наприклад, підрядник, який проводить роботи за таким договором.

Як система для моделювання операції, що дозволила сформувати звіт з авансів, ми будемо використовувати конфігурацію 1С:Бухгалтерія підприємства 3.0.

Видача коштів під звіт

Порядок видачі ДС під звіт регулюється Положення про порядок ведення касових операцій від 12.10.2011 № 373-П.

Підставою для видачі є заява підзвітної особи. На заяві обов'язково має бути власноручний підпис керівника про суму та строк, на який видаються готівка, його підпис та дата.

У 1С 3.0 видача ДС співробітнику/звіту здійснюється:

В усіх документах видачі ДС під звіт з відповідними видами операцій є обов'язкове для заповнення поле «Одержувач», в якому необхідно з довідника «Фізичні особи» обрати працівника, якому видаються (перераховуються) кошти.

Незалежно від способу видачі коштів під звіт – готівкою з каси або безготівковим переказом на р/р співробітника (на картку), суть господарської операції не змінюється. У 1С Бухгалтерія облік ДС, виданих під звіт, ведеться на рахунку 71: ДС 71 рахунок (дебіт) кореспондує з рахунком 50 або 51 (за кредитом) залежно від того, яким чином видавалися гроші.

Як оформити авансовий звіт

Оскільки ДС видаються на підставі заяви співробітника, можна дійти невтішного висновку, що організація має право не приймати авансовий звіт від співробітника, якому раніше не видавалися кошти під звіт (чи видавалися, але з іншими цілями). У цьому випадку інформація про понесені працівником витрати в системі не відображається.

Створити новий документ «Авансовий звіт» можна із підсистеми «Банк та каса», далі команда «Авансові звіти».

У шапці документа обов'язково вказується, кому і від якої фірми було видано кошти, якими звітує співробітник.

Малюнок 3. Оформлення авансового звіту працівника

У документі також є ряд необов'язкових для заповнення полів, які використовуються для друку авансових звітів співробітником (друкована форма АТ-1) або, якщо авансовий звіт містить придбані співробітником товари, для друку прибуткового ордера (друкована форма М-4).

За допомогою авансового звіту можна відобразити цілий спектр витрат працівника:

• Придбання товарно-матеріальних цінностей (закладання табличної частини «Товари»). У цій частині функціонал Авансового звіту дублює можливості документа «Надходження товарів та послуг»;
• Оформити надходження зворотної тари (закладка «Поворотна тара»);
• Відобразити оплату ДС постачальнику в рахунок майбутніх надходжень або попередньо поставлених товарів/наданих послуг (закладка «Оплата»). Ключовою відмінністю цієї операції від операції відображення закупівлі ТМЦ є те, що при відображенні операції на закладці «Товари» бухгалтеру необхідно вказати конкретні цінності куплені співробітником, вибравши їх із довідника «Номенклатура», тоді як при відображенні витрати коштів на закладці «Оплата» достатньо вказати суму та одержувача коштів. Ще можна вказати у вільній формі реквізити вхідного документа та зміст операції. Ці дані будуть використані під час заповнення друкованої форми Авансового звіту (АТ-1).
• Відобразити інші витрати (закладка "Інше"). На закладці можна відобразити інші витрати, уточнивши рахунки обліку витрат уручну.

Осібно стоїть закладка «Аванси», де необхідно перерахувати документи, якими видавалися кошти співробітнику під звіт.

Відповідно до поточному законодавству, працівник, який отримав грошові кошти під звіт, зобов'язаний звітувати у використанні цих коштів пізніше 3-х робочих днів із закінчення терміну видачі цих коштів. Якщо термін видачі коштів явно не визначено (він може бути зазначений як у наказі організації (загальний для всіх співробітників), так і уточнений керівником у заяві на видачу коштів), то три дні звітують з моменту видачі коштів.

Сума виданих грошей та сума, витрачена підзвітною особою, може не збігатися:

• У разі перевитрати (якщо перевитрата відображена документом Авансовий звіт, отже компанія визнала факт перевитрати), формується кредитове сальдо на рахунку 71 на суму перевитрати, яке можна закрити видачею коштів співробітнику.
• У разі наявності залишку коштів у співробітника він може оформити їх використання новим авансовим звітом або повернути залишок невитрачених коштів.

Нижче розглянуто приклади цих операцій.

Видача грошей з каси на суму різниці між раніше виданими та витраченими сумами

Видача коштів у сумі перевитрати нічим відрізняється від розглянутої вище операції первинної видачі коштів співробітнику. Єдине, на що потрібно звернути увагу – щоб кошти видавалися від імені тієї ж організації та того самого співробітника, за яким було оформлено авансовий звіт на суму перевитрати.

Повернення невикористаних коштів у касу підприємства

Повернення ДС здійснюється через «Прибутковий касовий ордер/Повернення від підзвітної особи» або перерахуванням на розрахунковий рахунок організації.

До особливостей операції повернення невитрачених ДС підзвітником на розрахунковий рахунок організації (по безготівковому розрахунку) можна віднести те, що операція не регламентується чинним законодавством, тому бажано виключити її з факту господарську діяльність. У крайньому випадку можна спробувати визначити порядок таких розрахунків у локальних актах, наприклад, випустити наказ про порядок видачі та повернення невитрачених коштів підзвітними особами за безготівковим розрахунком.

Підсумки

У системі 1С:Бухгалтерія підприємства 3.0 є достатній для регулярної господарської діяльності функціонал з видачі та повернення ДС з каси підприємства. Заповнити авансовий звіт у 1С нескладно, але сам процес вимагатиме певних методологічних знань.

Авансові звіти оформляються окремим документом, яким можна оформити як надходження товарів або оплату постачальнику за товари та послуги, так і специфічні операції, наприклад, оплату податків або витрати на відрядження.

Авансовий звіт у 1С служить на підтвердження співробітником (підзвітною особою) витраченої суми грошей, виданих йому раніше авансом. Розглянемо покрокову інструкцію на прикладі, як правильно зробити, заповнити та провести авансовий звіт у 1С Бухгалтерії 8.3 (3.0).

До речі! Заповнення авансового звіту 1С 8.2 (2.0) нічим не відрізняється. Ви можете сміливо використовувати цю інструкцію для старих версій програми.

Як зробити новий авансовий звіт

Щоб створити та заповнити «Авансовий звіт» у 1С 8.3, заходимо в меню «Банк та каса», пункт «Авансові звіти». У формі списку натискаємо кнопку "Створити". Відкриється форма нового документа.

Аванс може оформлятися на такі цілі:

• поштові витрати;
• придбання зворотної тари;
• розрахунки з постачальниками;

У документі дані операції відображаються у відповідних закладках.

Перша закладка "Аванси" служить для відображення отриманих авансів. Для зразка я спеціально заздалегідь створив документ «Видатковий касовий ордер» з видом операції «Видача підзвітній особі» та додав його до табличної частини «Аванси» ().

Отримайте 267 відеоуроків з 1С безкоштовно:

Отже, бачимо, що з співробітником Базіним А.В. числиться невитрачений аванс у вигляді 1000 крб.

В одному «Авансовому звіті» можна відобразити всі передбачені операції для списання з підзвітної особи виданого йому авансу.

Припустимо, що на цю суму він придбав:

• миша оптичну - 200 руб.;
• зробив передоплату постачальнику - 600 руб.;
• заправив машину бензином - 200 руб.

Усі ці дані заносимо до документа.

Як бачимо, у підзвітної особи відбувся перевитрата на 100 руб. Тепер авансовий звіт можна провести та роздрукувати:

Якщо у вашій установі є розрахунки з підзвітними особами (наприклад, купівля тих чи інших товарів чи послуг через підзвітних осіб або відшкодування витрат працівника при виконанні службових обов'язків), то ви, напевно, використовуєте у своїй роботі авансові звіти. У цій статті хотілося б розповісти про правильність заповнення цих документів у програмі „1С: Бухгалтерії державної установи, редакція 2.0”.

Що таке авансовий звіт? У програмі – це документ, що підтверджує факт видачі авансу співробітнику та звіт про витрати. Тому методично правильно спочатку формувати у програмі документ «Заява на видачу авансу», а потім вносити «Авансовий звіт», в якому буде відображено звітність підзвітної особи.
Заяву можна знайти:

Створимо документ:

Заповнюємо документ даними:

Зверну вашу увагу на зобов'язання: правильніше створювати зобов'язання на кожну заяву підзвітної особи, тому у нашому прикладі створимо зобов'язання:

Щоб наше зобов'язання стало видно у списку, потрібно зняти прапор:

Після заповнення документ виглядає так:

Проведений документ формує такі рухи за рахунками:

Потім на підставі створюється документ «Авансовий звіт»:

Документ складається із чотирьох вкладок. Розглянемо послідовно кожну з них
1. Аванс
На цій вкладці вказується вся інформація про виданий аванс співробітнику. Під час формування на основі вкладка автоматично заповнюється основними даними.

Якщо є перевитрата або залишок попереднього авансу, потрібно скористатися кнопкою заповнення:

Також важливо заповнити табличну частину, в якій слід зазначити грошовий видатковий документ на видачу коштів підзвітнику як аванс:

Сформуємо новий рядок. Як видно на малюнку, відкривається список грошових документів із відбором за контрагентом (у нашому прикладі – це співробітник Зайцева Ольга Костянтинівна). Але оскільки ми ще не встигли створити документ виплати авансу – список порожній. Тому виплатимо аванс працівникові:

Створимо документ виплати коштів:

Заповнимо документ:

Виберемо відповідну бухгалтерську операцію:

Виплатимо кошти співробітнику, встановимо дату виконання документа та проведемо:

Документ формує такі проводки:

Документ створено та проведено. Тепер повернемося до нашого авансового звіту та спробуємо знову додати грошовий видатковий документ у табличну частину вкладки «Аванс»:

Як видно, тепер додати грошовий документ можна:

На цьому заповнення першої вкладки закінчено. Після того, як підзвітна особа придбає необхідні матеріали, основні засоби, послуги та звітуватиме відповідними документами до бухгалтерії – заповнюється друга вкладка «Витрачено».
2. Витрачено.
Знову ж таки, завдяки створенню на підставі заяви, вкладку частково заповнено. У таблиці цієї вкладки зазначаються витрати підзвітної особи. Можна просто додавати рядки з описом витрат або прив'язувати прибутковий документ (для цього необхідно встановити прапор у першому рядку):

Так як у нашому прикладі купуються книги для бібліотеки, створимо та вкажемо документ надходження основних засобів:

Цей документ формує такі проводки:

Після того, як документ надходження готовий, вкажемо його у табличній частині:

Так як у документі надходження основних засобів у табличній частині вже відображено реквізити бухгалтерської операції, в авансовому звіті автоматично встановлюється запис:

Якщо ж ви не вказуєте будь-який прибутковий документ, а розшифровуєте витрати підзвітної особи у табличній частині авансового звіту, у стовпцях бухгалтерського запису повністю зазначаються реквізити. Наприклад додамо такий запис:

Такі витрати можна віднести до загальногосподарських - рахунок 109.80 або відразу на витрати поточного фінансового року - рахунок 401.20:

Також хотілося б звернути вашу увагу, що при заповненні бухгалтерського запису у такому варіанті звіту про витрати при спробі відкрити список бухгалтерських рахунків ми побачимо, що список порожній. Справа в тому, що встановлено відбір за коректними рахунками:

Знімемо відбір:

Після зняття список заповнюється рахунками.
Варіант зі звітом без документів приходу ми розглянули, але оскільки він не підходить для нашого прикладу, видалімо цей рядок. Друга вкладка набуде вигляду:

3. Відомості про внесення залишку, видачу перевитрати.
Ця вкладка заповнюється у випадку, коли сума авансу не дорівнює сумі витрат підзвітної особи (менше або більше). Якщо сума менша – підзвітна особа повертає залишок суми (також оформляється прибутковий грошовий документ), якщо сума видатків більша і вся сума приймається до обліку – підзвітній особі видається перевитрата (оформляється грошовий документ, уже видаткового характеру). І в авансовому звіті на цій вкладці у табличній частині вказується документ, який доводить видачу перевитрати або повернення залишку. У нашому прикладі на всю суму були закуплені кошти, тому ця вкладка залишиться порожньою.

4. Бухгалтерська операція.
На цій вкладці, як і інших документах, вказується бухгалтерська операція, яка дозволить сформувати необхідні проводки під час проведення. За замовчуванням у документі проставлено бухгалтерську операцію:

Це сталося тому, що цей документ від постачальника має тільки одну бухгалтерську операцію:

Після заповнення проводимо документ. Необхідно переглянути, які проводки буде сформовано документом:

У нашому прикладі не було створено жодної проводки. Розберемося, чи це правильно:
- перший документ, який був нами сформований, – це заява на видачу авансу. Він формує проведення щодо прийняття грошових зобов'язань. Тобто ми маємо виплатити гроші підзвітній особі зараз, не колись, коли надійде товар, а зараз – отже, приймаємо грошові зобов'язання.
- далі формується видатковий фінансовий документ – у прикладі це була заявка на касовий расход. Цей документ сформував проводки, які «поклали» кошти у вигляді 10 000 крб. з відповідною аналітикою (субконто "Контрагент") на рахунок 208.31 "Розрахунки з підзвітними особами щодо придбання основних засобів". Проведення цього документа правильне.
- після того, як підзвітна особа звітувала – нами було створено документ надходження основних засобів, який сформував проводку, в якій саме рахунок 208.31 був зазначений за кредитом, дане проведення закриває рахунок 208 та закінчує операцію розрахунків з підзвітними особами. Підзвітна особа більше не має заборгованості.
- щодо рахунків розділу 5 «Санкціонування», зокрема – грошові зобов'язання – ці рахунки закриваються наприкінці року, протягом року суми на цих рахунках накопичуються.
Тому документ «Авансовий звіт» під час проведення не сформував проводок.
Розглянемо ситуацію, що склалася у звіті «Оборотно-сальдова відомість»:

Скористайтеся такими налаштуваннями:

Сформуємо звіт:

Як видно зі звіту, в результаті операцій у нас залишилося дебетове сальдо на рахунку 106 – це наші капітальні додавання до основних засобів, придбаних через підзвітну особу. Необхідно прийняти до обліку з цього рахунку на рахунок 101 і в обліку з'явиться новопридбаний основний засіб.
Також зверніть увагу, що рахунок 208 закрився. Це означає, що підзвітна особа повністю відзвітувала за виданий аванс.
Зберігаються залишки на рахунках санкціонування, але, як згадувала, це нормально, т.к. закриття відбувається наприкінці року.
І нарешті, хотілося б загострити вашу увагу на одному важливому нюансі заповнення документів: при формуванні та заповненні необхідних документів для підзвіту звертайте увагу на послідовність, що забезпечується датою документа. Тобто дата заяви на видачу авансу має бути найранішою, дата авансового звіту – найпізніша. Дати документів видачі та прийняття коштів, документів приходу ТМЦ, послуг мають бути в межах цього інтервалу.

Підзвітні суми потребують точного контролю. Саме з цією метою застосовується авансовий звіт.

З його допомогою бухгалтерія встановлює мети витрачання коштів та їх документальне підтвердження, а також наявність залишку чи перевитрати та характер подальшого розрахунку з підзвітною особою.

Що це таке і навіщо цей документ потрібний?

Авансовий звіт (потім за текстом – АТ), насамперед, є первинним документом, у якому підзвітна особа відбиває напрями витрачання коштів, виданих йому, і підтверджує зазначені витрати документами.

Також у цьому документі знаходить відображеннябезліч іншої інформації, зокрема:

І досягнення всіх цих цілей можливе лише при грамотному та своєчасному складанні авансового звіту.

Правила оформлення

Авансовий звіт може бути оформлений як на паперовому носії від руки або виведений на паперовий носій за допомогою програмного забезпечення, так і в електронному вигляді.

Але це складніший варіант, оскільки:

• для оформлення електронного документа знадобиться допуск багатьох осіб до бази даних;
• для підписання такого документа необхідні всім сторонам та електронний документообіг, оскільки АТ необхідно обійти відразу кількох осіб – головного бухгалтера чи бухгалтера, керівника та касира.

Заповнювати АТ має підзвітна особав одному екземплярі. Про це прямо сказано у Вказівці Банку Росії від 11.03.14г. №3210-У: особа, яка витрачала готівку на користь компанії, повинна пред'явити бухгалтеру або головному бухгалтеру авансовий звіт на перевірку з усіма документами, що підтверджують видатки, вказані особою.

Але підзвітна особа заповнює лише свою частину документа. А бухгалтерія після перевірки авансового звіту – свою частину, де необхідно проставляти проводки, позначати рішення щодо прийняття витрат до обліку тощо. Однак на практиці авансовий звіт складає бухгалтерія і це не є порушенням – адже сам документ подано, витрати у ньому підтверджені документами, підписи стоять та звіт затверджений.

Незважаючи на те, що в Вказівці №3210-У не встановлено, яка саме форма має бути у авансового звіту, на практиці пропонується два її варіанти:

• власна розробка підприємства на підставі закону Про бухоблік №402-ФЗ;
• уніфікована форма, яка зараз не є обов'язковою, затверджена Держкомстатом РФ у своїй Постанові №55 від 01.08.01р. Проте слід врахувати, що у цій Постанові зазначено: АТ є документом, призначеним для обліку коштів. Отже, здебільшого авансовий звіт – документ касовий, а не бухгалтерський. І буде доцільніше та простіше використовувати вже готову форму, а не розробляти її самостійно.

АТ має бути наданопідзвітною особою протягом 3-х робочих днів (і не довше) з моменту закінчення терміну, на який було видано йому за заявою кошти, або з дати виходу його на роботу. Термін подання звіту затверджується зазвичай в Обліковій політиці підприємства. А термін подання конкретного звіту, не суперечить тому, що затверджено в Обліковій політиці компанії, встановлюється, коли керівник підприємства підписує заяву на видачу грошей під звіт. У цьому документі вказується термін, який дані кошти видаються.

АТ пред'являється або в бухгалтерію, або до керівника підприємства.

Підписуєтьсядокумент кількома особами:

• підзвітною особою – при складанні та здачі документа;
• бухгалтером чи головним бухгалтером – за фактом прийняття документа та після його перевірки;
• керівником – після перевірки бухгалтерією;
• бухгалтером чи касиром – за фактом отримання залишку чи видачі перевитрати підзвітних сум. Видача нових сум під звіт можлива тільки якщо була повністю погашена заборгованість за раніше виданими цими сумами.

Як тільки авансовий звіт перевірено, він приймається до обліку. Зберігається цей документ, як правило, у бухгалтерії та не менше 5-ти років.

Про те, що таке авансовий звіт та правила його заповнення за допомогою 1С8.2, розказано у наступному відеомюжеті:

Якщо Ви ще не зареєстрували організацію, то найпростішеце зробити за допомогою онлайн сервісів, які допоможуть безкоштовно сформувати всі необхідні документи: Якщо у Вас вже є організація, і Ви думаєте над тим, як полегшити та автоматизувати бухгалтерський облік та звітність, то на допомогу приходять наступні онлайн-сервіси, які повністю замінять бухгалтера на Вашому підприємстві та заощадять багато грошей та часу. Вся звітність формується автоматично, підписується електронним підписом та надсилається автоматично онлайн. Він ідеально підходить для ІП або ТОВ на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все відбувається в кілька кліків, без черг та стресів. Спробуйте і Ви здивуєтесяЯк це стало просто!

Порядок заповнення

Насамперед, проставляється номер та дата документа. Номер має надати бухгалтерія, а дата документа – день його заповнення (а не здавання!).

Потім підзвітна особа на титульному листіпроставляє те, що знає точно:

Перед тим як розпочати перевіркуАТ, за фактом прийняття документа, бухгалтер повинен обов'язково заповнити відривну розписку та передати її підзвітній особі.

Всі розділи, що залишилися має заповнити бухгалтерія. Причому починається заповнення зі зворотного боку авансового звіту, де спочатку перевіряютьсявсі зроблені записи шляхом звірення їх із підтверджуючими документами.

• підприємства;
• табельний номер співробітника;
• робляться повні проводки із загальними сумами за рахунками;
• ставиться кінцева сума до затвердження за даними перевірки.

Як тільки керівник підтвердив авансовий звіт, за ним роблять остаточний розрахунок.

Окремі нюанси складання

В залежності від причини витрачання підзвітних коштіву графі "Призначення авансу" ставиться або "на господарські цілі", або "на відрядження".

Виходячи з цього, перелік документів, що підтверджують витрачання грошей, у разі відрядженнябуде доповнено квитками. Добові, які видані відрядженій особі, не включаються до складу авансового звіту, а зазвичай видаються окремим . А якщо ні, то в авансовому звіті доведеться відобразити і добові.

Якщо за витрачання коштів на господарські потреби, як підтвердження оплати було видано квитанцію до , то в авансовому звіті слід проставити наступне проведення:

Д 60 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками» До 71 «Розрахунки з підзвітними особами».

До цієї квитанції повинні бути обов'язково додані накладні (наприклад, ), . Якщо їх немає, або вони надійшли раніше і підзвітна особа просто розраховувалася за вже вчинену правочин, або ці документи ще не надійшли на підприємство. І тоді ця витрата відображатиметься, як аванс постачальнику доти, доки документи на товари, продукцію чи роботи не прийдуть у бухгалтерію.

Якщо є перевитрата коштів, то на них заповнювати заяву підзвітній особі не потрібно. Але рекомендується додати пояснювальну від підзвітної особи за фактом допущеного ним перевитрати коштів. Ця пояснювальна пишеться у вільній формі. Сигналом для розрахунку буде затвердження авансового звіту керівником. В іншому випадку, при отриманні наступного разу грошей під звіт, співробітнику доведеться в авансовому звіті вказувати перехідну суму перевитрати. Причому зробити внутрішній залік за сумами він не зможе. Тобто. за наявності залишку по іншій підзвітній сумі, доведеться вказувати одночасно і поточний залишок, і перехід, що переходить. Але доки керівник не затвердить АТ з перевитратою.

Покрокова інструкція заповнення АТ у програмі 1С (версія 8.2 та 8.3)

Для заповнення АТ слід зайти спочатку у вкладку «Каса» або «Виробництво» – цей документ є і там, і там. Далі слід натиснути на «Авансовий звіт» – з'явиться порожній журнал або з документами. У цьому журналі є кнопка "Додати". Ця кнопка дозволяє відкрити новий звіт. Як тільки відкрився новий звіт, відразу видно, що в ньому вже проставлено організацію та дату заповнення.

Рядок «Фізична особа» (підзвітна особа) заповнюється через список співробітників.

У вкладці «Аванс» вказується сума, видана цій особі під звіт. Для цього слід вибрати зі списку один із документів, за яким видавалися кошти. Цей список з'являється при натисканні на порожній рядок. За допомогою вибраного з цього списку документа можна потрапити до переліку і додати в авансовий звіт кнопкою «Вибрати».

У рядку "Призначення" (нижче у вкладці "Аванс") потрібно вписати "господарські витрати" або "відрядження".

У вкладці «Товари» слід шляхом додавання рядків занести всі товари, придбані підзвітною особою. Додаються рядки через однойменну кнопку. Ціна, кількість, наявність податків та інші реквізити проставляються з документів, на підставі яких складається цей звіт.

Проводки проставляються автоматично, але потрібно перевірити їхню правильність.

Вкладка «Оплата» використовується лише тоді, коли підзвітна особа робила оплату, а не купівлю товарів, наприклад, за Інтернет, телефон тощо.

Вклад «Інше» використовується, якщо співробітник їздив у відрядження.

Порядок заповнення авансового звіту в 1С 8.3 викладено у наступному відео уроці:

Авансовий звіт – це документ первинного обліку, що підтверджує витрачання виданих авансом підзвітних сум із додатком виправдувальних документів. Авансовий звіт спочатку заповнюється підзвітною (що отримала готівку) особою і подається їм у бухгалтерію для подальшої перевірки, затвердження керівником та списання вироблених витрат. Бланк авансового звіту знаходиться в альбомі уніфікованих форм з обліку касових операцій та результатів інвентаризації коштів під назвою – форма № АТ-1.

Видача готівки під звіт проводиться через касу організації з видаткового касового ордеру, у якому вказується цільове призначення цієї суми. У бухгалтерії організації повинен бути наказ, що містить перелік осіб, які мають право на отримання коштів під звіт на господарські витрати (включаючи придбання паливно-мастильних матеріалів). Відповідним наказом мають бути затверджені терміни, на які видаються такі аванси (законодавчо вони не обмежені). Підставою для видачі коштів на витрати на відрядження служить посвідчення про відрядження або наказ керівника про направлення співробітника у службове відрядження.

Не пізніше 3 робочих днів з моменту закінчення терміну, на який видано аванс, або повернення з відрядження, підзвітна особа зобов'язана подати до бухгалтерії авансовий звіт з додатком документів, що підтверджують витрати, і зробити остаточний розрахунок. Форма авансового звіту складається у єдиному екземплярі.

Бланк авансового звіту двосторонній. На лицьовій стороні підзвітна особа має вказати найменування організації, номер авансового звіту та дату його заповнення, свої ПІБ, відділ, в якому він числиться, та табельний номер, якщо такий є, а також свою посаду та призначення авансу. Нижче, в лівій частині лицьової форми авансового звіту, підзвітна особа заповнює таблицю, в якій вказує відомості про попередній аванс, отримані в даний час кошти, їх витрату, перевитрату або залишок.

На зворотному боці форми АТ-1 підзвітна особа записує перелік документів, що підтверджують вироблені витрати (посвідчення про відрядження, квитанції, транспортні документи, чеки ККМ, товарні чеки та інші виправдувальні документи), та суми витрат за ними (графи 1 - 6). Документи, що додаються до авансового звіту, нумеруються в порядку їх запису у звіті. Рядок 1а лицьової сторони, форми та графи 6 та 8 зворотної сторони бланка авансового звіту заповнюються у разі, якщо аванс було видано в іноземній валюті (наприклад, на закордонне відрядження), згідно з правилами та чинним законодавством.

Подальше оформлення авансового звіту здійснює бухгалтер. У таблиці «Бухгалтерський запис» на лицьовій стороні він вносить номери кореспондуючих рахунків та суми, на оборотній стороні форми зазначаються суми витрат, прийняті до обліку (графи 7 - 8), та рахунки (субрахунки), які дебетуються на ці суми (графа 9) . Після перевірки правильності заповнення авансового звіту, оформлення виправдувальних документів та цільового витрачання коштів, бухгалтер повинен поставити відмітку про те, що звіт перевірено та затверджено у відповідній сумі (цифрами та прописом), заповнити розписку на лицьовій стороні бланка та передати її підзвітній особі. Далі на лицьовій частині бланка авансового звіту ставляться підписи бухгалтера та головного бухгалтера з їх розшифровками, за необхідності, вносяться суми залишку чи перевитрати та реквізити видаткових чи прибуткових касових ордерів, за якими провадиться остаточний розрахунок.

Перевірений авансовий звіт повинен бути підписаний (з розшифровкою) керівником організації або уповноваженою на це особою, для чого у верхній частині лицьової сторони бланку авансового звіту передбачено відповідний рядок. Після затвердження документ приймається до обліку для списання підзвітних коштів. Залишок невикористаного авансу має бути оприбуткований до каси, перевитрачена сума видана підзвітній особі в установленому порядку.

Не допускається - видача готівки підзвітній особі, яка має заборгованість за попереднім авансом, та передача виданих під звіт готівки іншій особі.

Авансовий звіт бланк завантажити

Авансовий звіт у 1С

У господарську діяльність організації оформлення авансових звітів одна із найпоширеніших дій бухгалтера. Більшість розрахунків, що здійснюються готівкою, оформлюються авансовими звітами: це і витрати на відрядження, і різні господарські закупівлі.

Під звіт співробітнику організації видається готівка з каси (або грошові документи, наприклад, авіаквитки). Це оформляється видатковим касовим ордером чи документом «Видача фінансових документів».

Після здійснення витрат співробітник звітує, надаючи до бухгалтерії документи, що підтверджують зроблені витрати, та заповнює авансовий звіт для проведення остаточних розрахунків.

Розглянемо порядок запровадження документа «Авансовий звіт» на прикладі 1С Бухгалтерія.

Якщо Ви працюєте у програмі 1С Бухгалтерія Підприємства старої редакції, то нічого страшного – документ «Авансовий звіт» у цих редакціях практично ідентичний. Існує деяка різниця в інтерфейсі, але знайти документ в меню програми можна.

Відкрити список документів «Авансові звіти» можна у розділі обліку «Банк та каса», підрозділ «Каса» на панелі навігації, пункт «Авансові звіти».

Кнопкою "Створити" вводимо новий документ.

У шапці (верхній частині) документа необхідно вказати основні реквізити:

Організацію (якщо в персональних налаштуваннях користувача вказано організацію за умовчанням, що при введенні нових документів вона вибирається автоматично);
склад, який припадають придбані підзвітною особою матеріальні цінності;
фізична особа - співробітник організації, який звітує за видані йому під звіт кошти (цей реквізит є обов'язковим для заповнення).

Форма документа "Авансовий звіт" має п'ять закладок.

На закладці «Аванси» вибирається документ, яким видано підзвітні кошти.

Для вибору можливі три види документів:

Видача фінансових документів;
видатковий касовий ордер;
списання з розрахункового рахунку.

Якщо підзвітній особі було видано кошти, необхідно вибрати документ, яким відбито видача.

У списку документів, що відкрився, вибираємо вже створений або створюємо новий документ.

При введенні видаткового касового ордера з документа «Авансовий звіт» в РКО автоматично підставляється вид операції «Видача підзвітній особі», одержувач - обрана в авансовому звіті підзвітна особа та рахунок обліку. Нам залишається вибрати статтю руху коштів та вказати суму авансу.

Після проведення документа вибираємо його, і у табличній частині «Аванси» документа «Авансовий звіт» автоматично проставляться сума та валюта виданого авансу.

На виданий аванс було закуплено канцтовари. Їхнє придбання необхідно відобразити на закладці «Товари». На цій закладці вводиться інформація про придбані ТМЦ.

На закладці "Тара" заповнюється інформація про зворотну тару, отриману підзвітною особою у постачальників (наприклад, пляшки для питної води).

На закладці «Оплата» вказується інформація про готівку, сплачену постачальникам за придбані цінності або видані авансом у рахунок майбутнього постачання.

Закладка «Інше» призначена для відображення інформації про витрати на відрядження. Це можуть бути добові квитки, витрати на бензин. На ній запроваджується назва, номер, дата документа (або витрати), сума витрати.

Товари, послуги та інші витрати вибираються із довідника Номенклатура. У відповідних табличних частинах документа передбачено реквізити «Рахунок обліку» та «Рахунок обліку ПДВ», які заповнюються автоматично, якщо в системі налаштовані рахунки обліку номенклатури.

Якщо за витратою до звіту прикладено рахунок-фактуру, то потрібно звести прапорець «СФ пред'явлено», вказати дату та номер рахунку-фактури у відповідних реквізитах рядка, і під час проведення авансового звіту система автоматично сформує документ «Рахунок-фактура отриманий». Такий самий механізм формування отриманого рахунку-фактури передбачено і на закладці «Товари».

Після проведення документ сформує проведення.

З документа можна сформувати та роздрукувати форму АТ-1 «Авансовий звіт».

Таким чином, у програмі 1С Бухгалтерія 8.2 вводяться авансові звіти.

Авансовий звіт зразок

За допомогою авансового звіту підзвітні особи підтверджують витрачені суми, видані раніше авансом.

Видача авансових сум може здійснюватися лише на підставі наказу керівника про підзвітних осіб, із зазначенням переліку підзвітних осіб, строків та цілей, на які видаються кошти, а також їх розміру. Командованим працівникам видача грошей під звіт може бути зроблена на підставі наказу про направлення у відрядження або посвідчення про відрядження, затвердженого керівником.

Бланк авансового звіту є двосторонньою уніфікованою формою № АТ-1 і підлягає заповненню в одному примірнику як підзвітною особою, так і працівником бухгалтерії.

Заповнення авансового звіту

1) Підзвітною особою.

Підзвітна особа починає заповнення авансового звіту із зазначення на лицьовій стороні форми № АТ-1: найменування організації, дати складання документа, свого прізвища та ініціалів, професії (посади), свого табельного номера, а також призначення авансу (господарські чи представницькі витрати).

Документи, що підтверджують вироблені працівником витрати, повинні бути перераховані на зворотному боці бланка у графах 1-6, із зазначенням сум витрат на них. Ці документи мають бути пронумеровані відповідно до порядку їх перерахування у звіті.

У графі 1 підзвітна особа зазначає порядковий номер, наданий виправдувальним документом.

У графах 2 та 3 зазначаються відповідно дата складання отриманого документа та його номер.

У графі 4 вказується вид виробленої витрати (наприклад, канцелярські витрати).

Сума виробленої витрати вказується у графі 5, якщо витрата здійснена у рублях, або у графі 6, якщо витрата здійснена в іноземній валюті.

Загальна сума витрат підзвітної особи зазначається у рядку "Разом" у графі 5 або 6.

2) Бухгалтером.

Заповнений працівником авансовий звіт разом із виправдувальними документами здається до бухгалтерії. Бухгалтер при прийнятті від підзвітної особи форми № АТ-1 розписується у прийнятті документа на перевірку із зазначенням його номера та дати, підсумкової суми витрат та кількості доданих документів, що підтверджують вироблені витрати. Наприкінці розписки вказується дата подання звіту, після чого розписка бухгалтера передається підзвітній особі.

Бухгалтер, після перевірки правильності оформлення документів та витрачання коштів, заповнює на зворотному боці форми графи 7-8, із зазначенням суми видатків, прийнятих до обліку, та графу 9, із зазначенням номера бухгалтерських рахунків, що дебетуються на суми видатків.

Далі бухгалтером заповнюється лицьовий бік бланка АТ-1, із зазначенням: залишку (перевитрати) попереднього авансу, суми отриманого з каси організації авансу, суми витрачених коштів, залишку чи перевитрати авансових сум, бухгалтерських записів операцій обліку вироблених витрат.

Інформація для заповнення таблиці бухгалтерських записів формується на підставі даних графи 9 зворотної сторони авансового звіту.

Після перевірки правильності арифметичних розрахунків, оформлення документів та витрачання коштів за призначенням документ направляється на затвердження керівнику організації.

Після затвердження документа бухгалтерія здійснює списання підзвітних коштів та остаточний розрахунок з підзвітною особою.

Якщо аванс використано в повному обсязі, то залишок здається підзвітною особою до каси організації з прибуткового касового ордеру. У свою чергу перевитрачена сума має бути виплачена підзвітній особі в установленому порядку за видатковим касовим ордером.

Заповнення авансового звіту

Підзвітна особа при видачі їй коштів (на господарські потреби, на придбання матеріальних цінностей, при направленні у службове відрядження та інші) має заповнити авансовий звіт про витрачені кошти. Відповідно до п. 11 Порядку ведення касових операцій у Російській Федерації, затвердженого Рішенням Ради директорів ЦБ РФ N 40, особи, які отримали готівку під звіт, зобов'язані не пізніше трьох робочих днів після закінчення терміну, на який вони видані, або з дня повернення цих осіб з відрядження, пред'явити до бухгалтерії організації звіт про витрачені суми та зробити остаточний розрахунок за ними. У цьому термін, який видаються кошти під звіт, визначається керівником організації. Видача готівки під звіт провадиться лише особі, яка перебуває з організацією у трудових відносинах за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданим йому авансом. Передача виданих під звіт грошей однією особою іншій забороняється.

Для обліку коштів, виданих підзвітним особам, застосовується авансовий звіт. Постановою Держкомстату Росії N 55 затверджено форму авансового звіту (форма N АТ-1) для обліку коштів, виданих під звіт на адміністративно-господарські витрати.

Авансовий звіт застосовується для обліку розрахунків із підзвітними особами. Бланк авансового звіту є двостороннім документом. Підзвітні особи наводять відомості про себе на лицьовій стороні авансового звіту та заповнюють графи 1 - 6 на оборотній стороні про фактично витрачені суми з додатком документів, що підтверджують виконані витрати. У бухгалтерії авансові звіти перевіряються щодо правильності оформлення та наявності документів, що підтверджують вироблені витрати, цільового витрачання коштів та заповнюються графи 7 - 10 оборотної сторони авансового звіту, що містять відомості про витрати, що приймаються бухгалтерією до обліку. Перевірені авансові звіти затверджуються керівником організації.

Суми, виплачені іноземній валюті, враховуються як і іноземній валюті, і у рублях за курсом за Центральний банк РФ. Погашення суми заборгованості в іноземній валюті підзвітними особами та відображення цієї суми в авансовому звіті в рублевому еквіваленті провадяться за курсом ЦБ РФ на дату затвердження авансового звіту керівником установи.

1. Видача грошей під звіт.

Підставою для видачі грошей під звіт є заява на видачу грошей, в якій підзвітна особа зобов'язана вказати конкретну мету отримання авансу, термін отримання грошей. Заява надсилається керівнику організації. Після відповідного візування керівником воно потрапляє до бухгалтерії для видачі грошей. При цьому бухгалтер зобов'язаний перевірити відсутність залишку за попереднім авансом (про що на заяві проставляється відповідна відмітка).

Після повернення співробітника з відрядження (або після придбання товарно-матеріальних цінностей, отримання послуг та інше) їм складається авансовий звіт за уніфікованою формою, який слід здати до бухгалтерії.

Про первинні документи

Відповідно до ст. 9 Федерального закону N 129-ФЗ "Про бухгалтерський облік" (далі - Закон N 129-ФЗ) всі господарські операції, що здійснюються організацією, повинні оформлятися виправдувальними документами. Ці документи є первинними обліковими документами, виходячи з яких ведеться бухгалтерський облік. Первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені формою, що міститься в альбомах уніфікованих форм первинної документації. Документи, форма яких не передбачена у цих альбомах, мають містити обов'язкові реквізити, перелічені у п. 2 ст. 9 Закону N 129-ФЗ. Після закінчення встановленого терміну співробітник організації, який отримав кошти під звіт, зобов'язаний подати до бухгалтерії авансовий звіт з додатком всіх виправдувальних документів, що підтверджують вироблені витрати.

Заповнення авансового звіту

- своє прізвище, ім'я та по батькові (графа «Підзвітна особа»);
- Посада;

Внизу авансового звіту є розділ - розписка бухгалтера в тому, що звіт прийнятий до перевірки з усіма документами, що додаються. У розписці зазначаються прізвище, ім'я, по батькові підзвітної особи, номер і дата авансового звіту, прописом сума документально підтверджених витрат, кількість документів, що додаються, а також кількість аркушів у цих документах. Після заповнення всього звіту бухгалтер відриває розписку по лінії відрізу та віддає підзвітній особі.

N п/п - Вказується номер документа по порядку залежно від того, як підзвітна особа пронумерувала та систематизувала їх. Документи додаються до авансового звіту по порядку.

Дата - Вказується дата виконання господарської операції, що супроводжується сплатою коштів, та зазначена на документі. Тобто, дата документа. Щодо добових за службовим відрядженням може вказуватися дата оформлення наказу керівника на відрядження.

Номер - Вказується номер документа (номер касового чека, номер квитка та ін.)

Кому, за що і за яким документом сплачено - вказується одержувач коштів, зміст операції (оплата проїзду, купівля товару, оплата постільних речей, добові тощо), назва документа (квиток, квитанція, акт закупівлі, накладна, посвідчення про відрядження) і т.д.)

Сума витрати - Вказується сума коштів, що підлягає відшкодуванню підприємством за витрачені підзвітною особою кошти.

Якщо кількість підтверджуючих документів перевищує кількість рядків у бланку форми авансового звіту, підзвітна особа отримує другий оборотний аркуш бланка, за потреби і третій тощо, бланки звіту та складає авансовий звіт на кількох бланках. Наприкінці першого бланка звіту зазначається: «Закінчення розрахунку див. у продовженні (продовженнях N) авансового звіту». У верхній частині другого та наступних бланків звітів зазначається: «Продовження авансового звіту… П.І.Б. N…».

Заповнений бланк авансового звіту має бути підписаний підзвітною особою. Авансовий звіт підзвітної особи, що не відповідає зазначеним вище вимогам, бухгалтерією до перевірки та обліку не приймається. Підзвітна особа у разі залишається боржником підприємства у сумі отриманих під звіт коштів до погашення суми цих коштів.

Перевірка авансового звіту бухгалтером

Після отримання від підзвітної особи заповненого нею авансового звіту та доданих до неї документів бухгалтер перевіряє такі документи та правильність заповнення авансового звіту.

Перевірка здійснюється:

За формою - встановлюється наявність усіх підтверджуючих документів та додатків до них, заповнення реквізитів та правильність оформлення авансового звіту, правильність перенесення даних із документів до авансового звіту, наявність підпису підзвітної особи;
- за змістом - визначається відповідність поданих документів меті отриманого завдання, їх достовірність, наявність заповнених у них реквізитів, відповідних відміток у посвідченні про відрядження, дат здійснення витрат реального часу виконання завдання;
- арифметична перевірка - засвідчується правильність підрахунку підсумкової величини коштів, що підлягають погашенню за цим звітом, тощо.

Перевіряється також повнота звіту підзвітної особи за отриманими коштами, тобто повернення цією особою залишку невитрачених коштів.

Виявлені бухгалтером порушення заповнення авансового звіту зазначаються їм на заповненому підзвітною особою бланку цього документа. Бухгалтер має право у разі недотримання встановлених вимог до складання авансового звіту та документів повертати їх підзвітній особі для оформлення належним чином.

Авансовий звіт витрати

Якщо співробітник вирушає у відрядження, йому видається певна сума авансом. Після повернення працівник має надати авансовий звіт.

Авансовий звіт – документ, який підтверджує витрати грошових сум, виданих авансом. Це можуть бути витрати на відрядження, господарсько-операційні потреби. У тому чи іншому випадку авансовий звіт оформляється з метою доказу того, яка сума була витрачена за фактом, чи є залишок, перевитрата.

Якщо є перевитрата, то співробітнику цю суму буде повернено, якщо є залишок, то його необхідно здати в касу.

Заповнювати авансовий звіт має та особа, якій видавалися кошти. Крім того, що необхідно заповнити уніфіковану форму, потрібно додати до звіту документи, що підтверджують, які зможуть довести факт виправданих витрат.

Підтвердження витрат

Авансовий звіт залишається за формою №АТ-1 з урахуванням усіх вимог. Адже до звіту вноситься важлива інформація, без якої він не вважатиметься правильно оформленим. Здати звіт до бухгалтерії необхідно протягом трьох днів з моменту видачі грошей або після повернення з відрядження.

Коли здається авансовий звіт документи, що підтверджують витрати, прикладаються до нього. Проте, є такі документи, які працівник організації повинен здати до бухгалтерії ще до самого відрядження, наприклад, за кордон. Це медична страховка та оплата візи. А після повернення з відрядження до авансового звіту прикладаються інші документи, які підтвердять витрати на готель, проїзд.

Якщо авансовий звіт нічого очікувати мати докладання виправдувальних документів, це буде причиною те, що авансовий звіт нічого очікувати відповідати вимогам законодавства РФ. А це спричиняє неможливість можливості включення витрат на відрядження до прийняття на зменшення податкової бази.

Варто розглянути деякі документи, що підтверджують:

Добові. Для того, щоб підтвердити факт витрат на добові, достатньо представити посвідчення про відрядження. А от щодо суми добових, то їх сума зазначена в колективному договорі організації.
Витрати транспорту. Для того, щоб підтвердити їх, потрібно подати квитки, проїзні документи.
Витрати на проживання. Вони підтверджуються договором оренди, якщо житло винаймається на час відрядження. Якщо ж проживання було у готелі, то тут важливо зазначити, у якій формі було здійснено оплату: готівковим чи безготівковим. Якщо безготівковим, то достатньо буде подати акт, рахунок-фактуру, готельний чек. Якщо готівковим, то це буде готельний та фіскальний чеки.

Авансовий звіт проводки

Для відображення даних по підзвітним особам призначено рахунок 71, який належить до групи активно-пасивних. Давайте розберемо, як вносити до бази авансовий звіт, проводки, характерні для цього документа.

Починається все з видачі коштів підзвітній особі. Робиться запис за дебетом 71 та кредитом 50, якщо кошти видано з каси підприємства. Буває, що аванс перераховують з розрахункового рахунку на банківську картку, тоді запис буде Дп 71 Кт 51. Документом є або видатковий касовий ордер за підписом підзвітної особи, або банківське платіжне доручення, витяг з розрахункового рахунку.

Після того, як завдання виконано та виправдувальні документи надані, потрібно закрити суму авансу. У дебеті можуть бути різні рахунки, це залежить від того, на що саме було видано гроші. Якщо на купівлю матеріалів, то задіюється рахунок 10, якщо товарів, то 41. Авансовий звіт з відрядження проводки мають такі: дебет рахунків 20, 26, 44 залежно від того, чи пов'язана поїздка з виробничою діяльністю підприємства або з торговельною. У загальному вигляді запис виглядатиме так: Дп 10 (41, 20, 26, 44) Кт 71.

Рідко буває, що сума видається точно. Зазвичай грошей більше, ніж потрібно чи менше. Для повернення невикористаної суми існує проводка Дп 50 Кт 71, якщо була перевитрата за авансовим звітом - проводка Дп 71 Кт 50 (51).

Якщо співробітник виявився несумлінним, здійснив нецільове витрачання або не надав документи, робиться запис Дп 94 Кт 71 – списання суми в нестачі та втрати підприємства. Потім Дт70 Кт 94 - утримання із заробітної плати працівника грошей, виданих під авансовий звіт. Проведення основні на цьому закінчуються.

Форма авансового звіту

Авансовий звіт – це такий документ, який є підтвердженням витрачених сум, взятих із каси на різні потреби. Заповнюється бланк авансового звіту, як правило, спочатку підзвітною особою, а потім уже працівником бухгалтерії. Також до нього додаються виправдувальні документи. Для її оформлення використовується уніфікована форма АТ-1.

Кошти виділяються після підписання наказу про підзвітних осіб. У ньому має бути зазначений перелік осіб, необхідні суми, а також їх цільове призначення та строки видачі. У разі відрядження підставою на видачу певної суми може служити посвідчення на відрядження співробітника, на якому стоїть віза керівника, або наказ про відрядження.

Підзвітна особа з лицьового боку бланка вказує назву організації, своє повне ім'я, посаду та особистий табельний номер, а також безпосередньо призначення авансу.

На звороті бланка їм вказуються ті документи, які підтверджують витрати отриманих коштів із зазначенням точних сум. Кожному документу надається номер згідно з порядком, зазначеним у звіті, який разом з датою вписується в перші три графи. У четвертій графі вказується вид витрати, а п'ятій і шостий пишеться сума витрати на рублях (графа 5) чи валюті (графа 6).

Заповнений підзвітною особою бланк разом із виправдувальними документами передається працівнику бухгалтерії. Той розписується в отриманні всіх документів, вказуючи наприкінці розписки дату надання, та віддає її підзвітній особі.

Після того, як працівник бухгалтерії перевірить правильність оформлення та заповнення всіх отриманих документів, а також витрачання фінансових коштів, йде заповнення граф під номерами 7 та 8, де зазначаються прийняті до обліку суми витрат, а також графи 9, призначеної під номер бухгалтерських рахунків.

На лицьовій стороні бланка працівник бухгалтерії вказує залишок або перевитрату виданого авансу, реквізити видаткових або прибуткових касових ордерів, за якими виконується остаточний розрахунок, і, звичайно, ставиться віза головного бухгалтера.

У верхній частині бланка на лицьовій стороні передбачено спеціальну графу, в якій з розшифровкою ставиться підпис керівника організації або уповноваженої людини. Потім підзвітні кошти списуються, і відбувається остаточний розрахунок із підзвітною особою.

Облік авансових звітів

Порядок прийняття до обліку авансового звіту

1. Видача грошей під звіт.

У Порядку ведення касових операцій, яким встановлюються правила видачі готівки під звіт, немає обмежень розмірів сум, що видаються. Відтак організація може видати під звіт будь-яку суму.

Однак необхідно мати на увазі, що з урахуванням обмежень граничного розміру розрахунків готівкою між юридичними особами (100 тис. руб.), У випадках, коли підзвітна особа здійснює, наприклад, закупівлю товарів у сторонньої організації, діючи при цьому від імені свого підприємства, розмір одного платежу не повинен перевищувати встановлену межу.

Підставою для видачі грошей під звіт у будь-якому випадку є заява на видачу грошей, в якій підзвітна особа зобов'язана вказати конкретну мету отримання авансу, термін отримання грошей. Заява надсилається керівнику установи. Після відповідного візування керівником воно потрапляє до бухгалтерії для видачі грошей. При цьому бухгалтер зобов'язаний перевірити відсутність залишку за попереднім авансом (про що на заяві проставляється відповідна відмітка) та проставити відповідний рахунок аналітичного обліку рахунку 020800000 "Розрахунки з підзвітними особами".

При направленні у відрядження підставою для видачі грошей є відповідний наказ керівника, після ознайомлення з яким працівник складає заяву із попереднім розрахунком коштів, які знадобляться йому у відрядженні.

Існують також особливості складання заяв за різних ситуацій.

2. Коли витрати зроблено.

Після повернення співробітника з відрядження (або після придбання товарно-матеріальних цінностей, отримання послуг та інше) їм складається авансовий звіт за уніфікованою формою, який слід здати до бухгалтерії. Нагадуємо, що це необхідно зробити не пізніше трьох днів після повернення з відрядження.

Якщо було витрачено менше, ніж отримано, то залишок невитрачених сум повертається до каси за прибутковим касовим ордером.

Якщо було витрачено більше, ніж отримано, то перевитрата за авансовим звітом видається співробітнику за видатковим касовим ордером.

3. Бухгалтер перевіряє цільове витрачання коштів, виданих працівникові.

4. Перевірений авансовий звіт затверджується керівником або уповноваженою на це особою.

Про первинні документи

Відповідно до статті 9 Федерального закону N 129-ФЗ "Про бухгалтерський облік" (далі - Закон N 129-ФЗ) всі господарські операції, що здійснюються організацією, повинні оформлятися виправдувальними документами. Ці документи є первинними обліковими документами, виходячи з яких ведеться бухгалтерський облік. Первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені формою, що міститься в альбомах уніфікованих форм первинної документації. Документи, форма яких не передбачена у цих альбомах, мають містити обов'язкові реквізити, перелічені у п. 2 ст. 9 Закону N 129-ФЗ. Після закінчення встановленого терміну співробітник організації, який отримав кошти під звіт, зобов'язаний подати до бухгалтерії авансовий звіт з додатком всіх виправдувальних документів, що підтверджують вироблені витрати.

Додані до авансового звіту документи, що підтверджують, повинні відповідати наступним основним вимогам:

документи, що підтверджують, подаються в оригіналі;
- за формою вони повинні відповідати прийнятим вимогам для оформлення та заповнення первинних документів;
- за характером операцій має бути встановлений зв'язок підтверджуючих документів із цільовим призначенням виданого підзвітній особі грошового авансу.

Якщо гроші, що залишилися, не хочуть повертати

Як ми писали вище, якщо співробітником було витрачено менше, ніж отримано, то залишок невитрачених сум він має повернути до каси установи за прибутковим касовим ордером.

Зокрема, утримання можуть бути здійснені для погашення невитраченого та своєчасно не повернутий аванс, виданого у зв'язку зі службовим відрядженням. При цьому роботодавець повинен ухвалити рішення про утримання не пізніше одного місяця з дня закінчення строку, встановленого для повернення авансу, та за умови, що співробітник не оскаржує підстав та розмірів утримання.

Ухвалене рішення роботодавець оформляє, як правило, у формі наказу або розпорядження, хоча уніфікованої форми такого наказу нормативними правовими актами не встановлено. При цьому спочатку установа має отримати письмову згоду працівника на утримання сум із заробітної плати. Загальна сума утримання не повинна перевищувати 20% від суми належної працівникові заробітної плати (після утримання податку на доходи фізичних осіб).

Авансовий звіт квитки

При оформленні авібілетів в електронному вигляді слід керуватися листом Мінфіну Росії № 03-03-07/15219. У ньому Мінфін зазначив, які документи повинна мати компанія для підтвердження витрат на переліт в електронному вигляді.

Виправдувальними документами для складання авансового звіту при підтвердженні витрат для оподаткування прибутку по електронному квитку в цьому випадку є такі:

Маршрут/квитанція авіаквитка, оформлена на паперовому носії, де вказується вартість авіаперельоту;
- посадковий талон, за допомогою якого підтверджується факт перельоту особи за маршрутом, вказаним в електронному авіаквитку (лист Мінфіну Росії № 03-03-06/1/515).

Як бути, якщо у маршруті/квитанції відсутня частина реквізитів? Чи можна прийняти такий квиток до обліку?

Як вважає Мінфін, не можна. Він зазначає, що в маршрут/квитанції повинні обов'язково міститися дані про вартість перельоту та форму оплати. Свою позицію вони підтверджують тим, що маршрут/квитанція електронного квитка – це документ суворої звітності та призначений для здійснення готівкових грошових розрахунків або розрахунків платіжними картками, без застосування ККТ (контрольно-касової техніки) (пп. 2 п. 1 наказу Мінтрансу Росії № 134 «Про встановлення форми електронного пасажирського квитка та багажної квитанції у цивільній авіації»).

Таким чином, маршрут/квитанція повинна містити такі обов'язкові реквізити:

Унікальний номер електронного квитка;
- Дата оформлення;
- відомості про пасажира;
- номер рейсу;
- найменування перевізника;
- дата та час відправлення;
- тариф;
- форма оплати;
- найменування аеропортів/пунктів відправлення;
- підсумкова вартість перевезення;
- клас та код статусу бронювання.

Для підтвердження витрат, на думку Мінфіну, компанія повинна мати не лише маршрут/квитанцію із зазначенням усіх реквізитів, а й посадковий талон. Крім цього, підзвітна особа має надати ще й документи, які б підтверджували оплату електронного квитка.

Чиновники наголошують саме на вказівці в маршрут/квитанції вартості перельоту та форми оплати. Незрозуміло чому саме ці реквізити вони вибрали основними.

Таким чином, для підтвердження витрат на переліт за авіаквитком для цілей оподаткування прибутку, є такі документи:

Маршрут/квитанція авіаквитка;
- посадковий талон;
- документи, що підтверджують оплату квитка

Авансово-касовий звіт

При необхідності внести витрати підзвітної особи, на які до цього він брав гроші, ми маємо створити авансовий звіт.

При виборі підзвітної особи у вікні створення авансового звіту, програма відразу показує поточний борг підзвітної особи, коли та які суми він брав у таблиці Останні аванси.

Нам необхідно вказати статтю витрати та витрачену суму. Після збереження авансового звіту ця сума запишеться у витрати на обрану статтю.

У програмі авансові звіти безпосередньо не прив'язані до видаткових ордерів, за якими підзвітна особа отримувала гроші. Тому якщо працівник витратив видану суму на різні статті витрати, ви можете просто створити два авансові звіти з різними статтями на обидві частини суми. Також співробітнику могли кілька разів видаватися гроші, але їх можна закрити одним авансовим звітом.

У програмі є проста можливість закрити весь борг підзвітної особи, тобто відразу з авансового звіту внести залишок суми боргу до каси. Для цього треба поставити галочку. Створити прибутковий ордер на суму залишку.

У цьому випадку борг буде повністю погашено, програма автоматично створить прибутковий ордер на суму залишку, а вам залишиться лише внести вказану суму до каси.

Цей спосіб повністю закрити борг підзвітної особи при створенні авансового звіту може бути використаний і у зворотній ситуації, коли підзвітна особа витратила на покупки більше грошей, ніж отримувала з каси. У цьому випадку при збереженні авансового звіту буде створено видатковий ордер на суму доплати, щоб компенсувати витрачені на покупку особисті кошти.

Касові звіти

Програма дозволяє отримувати кілька сумарних звітів із касовою інформацією. Звіти можна відкрити за допомогою меню Звіти підменю Каса або за допомогою відповідних кнопок на вкладці Каса.

Основний касовий звіт це - Доходи та витрати, що дозволяє побачити сумарний прихід грошей за певний період, згрупований за статтями доходу. І сумарні витрати підприємства також згруповані за статтями витрати.

Зверніть увагу, що суми видані підзвітним особам у цей звіт не потрапляють, вони потраплять у витрати лише після того, як буде внесено авансовий звіт.

Другий касовий звіт дає змогу побачити поточні борги підзвітних осіб.

При цьому якщо в програмі використовується кілька організацій або кас, у звіті відображатимуться як загальні суми боргу, так і суми з кожної організації або каси.

Зі звіту боргів підзвітних осіб, можна легко перейти до докладного звіту про рухи по кожній підзвітній особі, для цього достатньо двічі клікнути за відповідним боржником. До цього звіту можна також потрапити через меню.

Зверніть увагу, що звіт відображає лише рухи за певний період часу, не враховуючи сальдо, що входить на початок періоду. Тому різниця між підсумковими сумами у цьому звіті не завжди дорівнюватиме сумі боргу.

Суть авансового звіту

Первинним документом, який підтверджує витрачені суми та призначається для звітності підзвітних осіб за господарськими або витратами на відрядження, виступає авансовий звіт.

Авансовий звіт складає підзвітна особа самостійно, ґрунтуючись на документах, що підтверджують витрачання сум авансу, який було видано раніше. При складанні авансового звіту бланк використовується в одному примірнику. Цей документ є комбінованим первинним документом. Це пояснюється кількома причинами. По-перше, у ньому вказується узагальнена інформація про витрачені кошти, по-друге, авансовий звіт є підставою включення зазначених сум коштів у складі виробничих витрат, позареалізаційних витрат чи витрат звернення.

При складанні авансового звіту зазвичай застосовуються програмні продукти. Електронне заповнення бланків дозволяє мінімізувати можливі помилки під час оформлення звітності.

Авансові звіти зберігаються протягом трьох років, якщо дотримані умови завершення ревізії та проведення планової податкової перевірки.

Законодавством передбачено, що особи, які отримують кошти під звіт певні витрати, зобов'язані не пізніше 3 робочих днів після закінчення строку, на який були видані кошти, пред'явити до бухгалтерії звіт встановленої форми про витрачені суми. За наявності невикористаних готівки необхідно повернути їх до каси, за винятком випадків, які встановлюються чинним законодавством. Бланк авансового звіту необхідно попередньо отримати у бухгалтерії.

Для підтвердження витрат на придбання продукції застосовується квитанція форми КВ-1, талон, прибутковий касовий ордер, інші прибуткові документи, затверджені чинним законодавством. Крім того, необхідно надати касовий чек, який міститиме номер та найменування підприємства або підприємця, дату, коли було здійснено продаж, найменування, кількість, ціну товару та сплачену суму. Чек має бути підписаний особою, яка безпосередньо здійснювала випуск товарів, має бути проставлена ​​посада, прізвище та ініціали цієї особи.

Перевитрата за авансовим звітом

Загальний порядок повернення витрачених працівником грошей визначається законом. При цьому процедура відшкодування перевитрати складається з кількох етапів.

Виплата підзвітних сум здійснюється за заявою працівника (п.6.3 вказівок №3210-У). Однак, щоб отримати відшкодування перевитрати, заяву подавати необов'язково.

Підставою для повернення витрачених працівником грошей є авансовий звіт. До нього необхідно обов'язково додати список документів, що підтверджують поточні витрати (див. підзаголовок «Загальні відомості»).

Відшкодування витрачених працівником грошей провадиться після того, як перевірений касиром звіт буде затверджено керівником підприємства. Надання виправдувальних документів є важливим не тільки для працівника, а й для роботодавця.

Оскільки є підставою включення понесених співробітником витрат у складі витрат, які будуть враховані при оподаткуванні прибутку підприємства (ст.252 НК РФ).

Якщо організація використовує касовий спосіб нарахування витрат, то вироблені витрати враховуються за фактом оплати товарів та послуг (ст.273 НК РФ).

Як наслідок, витрати враховуються в тому звітному періоді, коли буде затверджено авансовий звіт. За наявності перевитрати сума перевищення враховується у витратах підприємства тільки після того, як її буде виплачено працівнику підприємства.

Інакше кажучи, якщо перевитрата було видано пізніше авансового звіту, то облік витрат береться до уваги за фактом виплати грошей працівникові у конкретному податковому періоді.

За можливим перевищенням ліміту слідкує відповідальна особа, призначена керівником підприємства.

Відшкодування перевитрати має бути здійснено у розумні терміни. Якщо в касі підприємства відсутня необхідна сума, то сторони можуть домовитись про виплату грошей частинами.

У цьому роботодавець має пам'ятати, що з несвоєчасне виконання зобов'язань працівник може претендувати відшкодування збитків (ст.395 ДК РФ).

Відшкодування грошей підзвітній особі здійснюється у тому порядку, як і видача коштів. Отримати гроші можна через касу підприємства.

При видачі коштів касир виписує розрахунково-касовий ордер у сумі перевитрати.

Оформлення авансового звіту

Авансовий звіт є документальним підтвердженням витрат. Витрати несе людина, якій було видано певну суму грошей авансом. Кошти, які підлягають обліку, можуть видаватися різні потреби. Це може бути оплата витрат на відрядження, господарсько-операційних витрат.

До звіту обов'язково додаються виправдувальні документи.

Оформлення авансового звіту спочатку – обов'язок підзвітної особи. Після складання звіт здається до бухгалтерії для перевірки, затвердження керівником організації. Це не складна процедура, але важливо знати, як оформити авансовий звіт. При оформленні авансового звіту слід приділити увагу всім важливим моментам, оскільки неправильне оформлення спричиняє плутанину.

Що потрібно пам'ятати при оформленні

Бланк авансового звіту є уніфікованою та затвердженою формою АТ-1. Заповнювати бланк необхідно в єдиному екземплярі та оформити його потрібно протягом трьох днів після того, як гроші, видані авансом, були отримані або з часу повернення з відрядження.

Щоб не ставити питання, як правильно оформити авансовий звіт, потрібно звернути увагу на два істотні нюанси:

1. Авансовий звіт та наказ керівника організації – ось основні документи, що регламентують фінансові відносини підзвітної особи та організації. У наказі зазначаються особи, які мають право отримувати кошти під звіт. Крім того, у наказі враховуються терміни, протягом яких необхідно звітувати про витрачені кошти. Якщо терміни у наказі не враховуються, то податкові органи обчислюватимуть три дні з повернення з відрядження, коли необхідно здати звіт.
2. Перш ніж задуматися над тим, як зробити авансовий звіт, потрібно розуміти, що авансовий має регламентовану форму №АО-1, якої слід дотримуватися. Цю форму було затверджено постановою Держкомстату РФ. Після заповнення форми її потрібно здати разом із документами, які підтвердять факт витрат.

Правила оформлення

Бланк авансового звіту є двостороннім.

На лицьовій стороні підзвітною особою вказується така інформація:

Назва організації, яка видала підзвітні кошти.
Дата заповнення авансового звіту та його порядковий номер.
Особисті дані підзвітної особи.
Місце роботи, відділ, де він працює, табельний номер, посада.
Тут же на бланку представлена ​​таблиця, в якій будуть міститися відомості про отриманий аванс, його витрату, залишок.

Щодо зворотної сторони, то там будуть вказані документи, які підтвердять усі вищезгадані витрати. У бухгалтерії ретельно перевіряється правильність оформлення авансового звіту, після чого на бланку ставляться відмітка про затвердження, підпис бухгалтера.

Авансовий звіт УСН

Кожен індивідуальний підприємець використовує певну систему оподаткування. Вид таких платежів залежить безпосередньо від специфіки здійсненої діяльності, від наявності чи відсутності найманої сили, та від багатьох інших моментів, що визначають систему податків, якою особа має право скористатися.

Індивідуальне підприємництво як вид ведення бізнесу дає змогу використати досить широкий спектр податків. Все залежить як від обставин, і від бажання самого підприємця. Але, як свідчить практика, найчастіше особи, зареєстровані індивідуальними підприємцями, використовують спрощений вид оподаткування.

Насамперед цей факт пов'язаний з тим, що такий вид платежів багато в чому дозволяє спростити ведення економічної діяльності. Такий факт проявляється у скасуванні сплати інших податків, спрощенні звітності перед державними органами тощо. Мета спрощеного виду оподаткування – полегшити діяльність та дати можливість розвиватися представникам малого та середнього бізнесу.

Спрощений податок, як і будь-який інший обов'язковий платіж, має свої особливості, які полягають у періодичності виплат, їх розмірі, звітності. Кожен із цих пунктів робить спрощену систему оподаткування особливою та не схожою на інші види податків.

Взагалі, розглядаючи питання про звітність, що надається за спрощеним податком, насамперед необхідно коротко окреслити саму суть такого оподаткування. Отже, спрощений вид податків – це особлива система обов'язкових платежів, передбачених державою за провадження підприємницької діяльності.

Вона може використовуватися лише у тому випадку, коли підприємець відповідає всім необхідним вимогам.

До них законодавець відніс:

Наявність найманої сили в індивідуального підприємця не повинна перевищувати 100 осіб;
загальний розмір прибутку підприємця за рік ведення діяльності повинен становити суму, яка буде меншою за 60 мільйонів рублів;
вартість власності, яку підприємець використовує ведення економічної діяльності, неспроможна перевищувати 100 мільйонів рублів.

Тільки за дотримання кожного з цих критеріїв ІП має можливість вибрати для себе спрощену систему оподаткування при реєстрації своєї діяльності, або ж перейти на такий вид податків, використавши іншу систему платежів. При цьому варто пам'ятати, що перехід можливий виключно з наступного податкового періоду, тобто року. Саму ж заяву необхідно подати до податкового органу до 31 грудня.

Спрощена система має два підвиди. Перший – Доходи. Він призначений для вирахування 6% ставки від розміру прибутку підприємця за певний податковий період. Другий – Доходи – Витрати. Така система полягає в тому, що від різниці між прибутком підприємця та його витратами обчислюється 15% ставка. Вибір виду є індивідуальним кожному за ІП і здійснюється їм добровільно.

Більшість підприємців схиляються до застосування такої системи оподаткування у зв'язку з тим, що тут немає оплати таких податків, як платежі на дохід і на додану вартість. Крім того, донедавна до цього списку входив і податок на майно підприємця, але таке правило було скасовано. На сьогоднішній день ІП зобов'язані сплачувати такий вид оподаткування. Але нюанс полягає в тому, що перш ніж впадати у відчай варто подивитися регіональні кадастри власності, в яких є перелік майна, що підлягає оподаткуванню. Тільки за наявності там власності, яку використовує у своїй роботі ІП, виникає потреба сплачувати податок за певне майно.

Звіт ІП до податкової УСН

Кожен із підприємців, який використовує спрощену систему оподаткування, згодом приходить до питання про те, які звіти здавати при УСН. Адже кожна особа, незалежно від форми оподаткування, має надавати податковому органу певний перелік документів, передбачений законодавством.

Звіт по УСН є поданням спеціального документа. Платники спрощеного оподаткування будуть зобов'язані звітувати за минулий рік за новим зразком декларації, призначеним для спрощеної системи податків. Нова форма містить більше розділів, аніж стара. Якщо порівнювати з попереднім зразком, то нововведена декларація передбачає докладний порядок відрахування кожного авансового платежу та дає змогу зараховувати його до загальної суми податку. Залежно від того, який об'єкт безпосередньо оподатковується, заповнюватимуться розділи декларації. Наприклад, розділи 1.1 та 2.1 призначені виключно тим індивідуальним підприємцям, які користуються системою обчислення «Доходи». А розділи 1.2 та 2.2 – заповнюють ті ІП, які використовують підвид спрощеного оподаткування «Доходи – Витрати». Такий варіант написання декларації значно спростить процес заповнення і зменшить ймовірність заплутатися в розділах. Інші зміни мають виключно технічний характер.

Звіти щодо ССП подаються за рік. Тобто декларація державного зразка надається податковому органу з річною періодичністю. При цьому всі дані, які необхідні для внесення до такого документа, повинні бути річним звітом УСН. Період з 01 січня до 31 грудня в даному випадку і буде звітним, але при цьому не варто плутати його зі строком подання декларації до податкової служби. Знайти зразок такого документа кожен підприємець має можливість у податковому відділенні чи на офіційному сайті податкової служби. Окрім цього, декларацію можна завантажити тут (зразок).

Бланк звіту щодо УСН має надаватись державному органу до 30 квітня. Це головне правило, яке необхідно дотримуватись при співпраці з податковим органом. Крім цього, варто пам'ятати, що несвоєчасне надання такого документа може потягнути за собою накладення штрафних санкцій. На сьогоднішній день розмір штрафу залежить від того, чи сплачено податок до подання декларації, чи не було. У першому випадку санкція дорівнюватиме 1 000 рублів, а в другому випадку обчислюватиметься у відсотковому співвідношенні (5%) від суми несплаченого податку. При цьому такі суми нараховуються за кожен місяць, який був прострочений. У такому разі навіть не важливо, чи пройшов місяць повністю – достатньо буде того, що настала перша кількість місяця.

Тому варто врахувати і передбачити найвигідніший спосіб подання такої декларації. На сьогоднішній день підприємець має можливість надати документ особисто, надіслати його поштою або подати через довірену особу.

Найбільш широко використовується перший варіант, оскільки він не передбачає жодних додаткових дій. Підприємцеві лише необхідно заповнити декларацію, взяти з собою оригінал документа, що підтверджує його особу (паспорт) і відправиться до податкової служби за місцем реєстрації та обліку його діяльності. Декларація надається податковому працівнику. У такому разі фахівці рекомендують зробити копію цієї декларації та попросити податківця поставити на ній позначку про те, що такий документ було прийнято податковим органом. Такі дії забезпечать підприємцю доказ того, що податкову декларацію їм подали і така подача здійснилася вчасно.

Другий варіант подання документа до податкової служби найчастіше використовується підприємцями, які в силу певних обставин знаходяться далеко від податкового органу за місцем обліку та не можуть у строк надати декларацію самостійно. Тому для подання документа достатньо буде звернутися до будь-якого поштового відділення. Декларацію необхідно надіслати рекомендованим листом на адресу податкового органу. Досить часто такий варіант обирають у разі, коли підприємець не встигає до кінця робочого дня 30 квітня подати декларацію до податкового органу. В такому випадку, можна також скористатися поштовими послугами і для своєчасної подачі буде достатньо того, що на конверті стоятиме дата відправлення – 30 квітня. Абсолютно неважливо, якщо лист надсилався вже після закриття податкового органу. Факт подання 30 квітня залишається незаперечним.

Крім того, існує ще один варіант – подання декларації через довірену особу. Такий спосіб є поданням документа третьою особою. Якщо підприємець не має можливості або навіть бажання самостійно вирушить до податкової служби за місцем обліку, то він має повне право покласти ці обов'язки на іншу особу. Здійснюється це за допомогою довіреності – спеціального документа, в якому підприємець вказує, що наділяє певну особу правом на подання її інтересів у податковій службі, зокрема – при поданні декларації.

За допомогою цієї довіреності та оригіналу документа, що підтверджує особу, довірена особа надає декларацію до податкового органу. Щодо довірчих осіб, то це може бути як найманий працівник, так і знайомий підприємця. Крім того, на сьогоднішній день на ринку послуг існує досить широкий асортимент компаній, які пропонують не лише юридичний супровід діяльності ІП, а й подання його інтересів у державних органах, зокрема – у податковій службі. Для цього підприємець підписує з такою організацією договір, а також видає довіреність на підтвердження права представлення його інтересів. Далі особа за плату, передбачену договором, подає за неї декларацію.

Крім того, технології не стоять на місці і податкова служба, щоб спростити процес надання звітної документації почала використовувати електронний ресурс. Такий принцип роботи полягає в тому, що підприємець спілкується із податковими органами за допомогою засобів телекомунікації. Тобто річна декларація подається до відповідної інспекції за допомогою мережі Інтернет. Кожен ІП, який використовує такі канали передачі, повинен мати певний програми для відсилання такого роду документації. Основними з них є електронний підпис, програма із зашифрування результатів, програма із розшифрування вхідної кореспонденції. Придбати такий продукт можна у спеціальних фірм, які мають ліцензію на зайняття такою діяльністю.

Досить багато підприємців запитують, які звіти при УСН потрібно подавати щокварталу, щомісяця, раз на півріччя. На таке запитання відповідь однозначна – жодні. Надання звітності підприємця складається лише з подання щорічної декларації. Жодної іншої документації надавати не потрібно. Книга доходів та витрат, яка раніше була обов'язковою для надання податковому органу, вже теж не подається. Підприємцю досить просто зберігати такий документ у себе в пошитому вигляді. Запевняти її у податковій службі, як це було раніше, вже теж не має потреби.

Досить часто надання звіту плутають із безпосередньо оплатою оподаткування. Тут варто зауважити, що самі внесення обов'язкових платежів мають бути щоквартальними. Тобто підприємець зобов'язаний кожні три місяці сплачувати податки за провадження своєї діяльності. При цьому здійснювати таку оплату він зобов'язаний до 25 числа першого місяця, що слідує за кварталом. До того ж, такі дії не вимагають жодних звітностей. При поданні декларації обчислюють також суму, яку необхідно доплатити, враховуючи перші три квартальні внески, адже четвертий сплачується вже безпосередньо до подання декларації.

Авансовий звіт підзвітної особи

Важко уявити роботу будь-якої організації без підзвітних осіб. Найімовірніше, кожен співробітник організації хоча б одного разу отримував кошти під звіт.

Видача готівки співробітникам (під звіт) може проводитися для наступних цілей:

аванс на господарсько-операційні витрати;
- аванс на оплату витрат на відрядження;
- у порядку відшкодування вироблених співробітником витрат на відрядження.

Для видачі з каси заповнюється видатковий касовий ордер (форма № КО-2 «Витратний касовий ордер», затв. Постановою Держкомстату Росії № 88). Після оформлення документ підписується керівником, головним бухгалтером чи уповноваженими особами.

Організація може перерахувати кошти та шляхом безготівкового перерахування, наприклад, на рахунок, відкритий працівникові у банку в рамках «зарплатного проекту». Проте, щоб уникнути конфліктного поля з перевіряючими організаціями краще оформити для підзвітних осіб спеціальні карткові рахунки банку.

Підзвітна особа за всіх випадках видачі їй коштів (на господарські потреби, для придбання тих матеріальних цінностей, при направленні у службове відрядження та інші) має заповнити авансовий звіт про витрачені кошти. Відповідно до пункту 11 Порядку ведення касових операцій у Російській Федерації, затвердженого Рішенням Ради директорів ЦБ РФ № 40, особи, які отримали готівку під звіт, зобов'язані не пізніше трьох робочих днів після закінчення терміну, на який вони видані, або з дня повернення цих осіб з відрядження, пред'явити до бухгалтерії організації звіт про витрачені суми та зробити остаточний розрахунок за ними. У цьому термін, який видаються кошти під звіт, визначається керівником організації.

Видача готівки під звіт провадиться лише особі, яка перебуває з організацією у трудових відносинах. Видача іншим особам забороняється. Видача готівки провадиться за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданим йому авансом. Передача виданих під звіт грошей однією особою іншій забороняється.

Отже, працівники, які отримали готівку під звіт, зобов'язані не пізніше трьох робочих днів після закінчення терміну, на який вони видані, або з дня повернення з відрядження пред'явити до бухгалтерії підприємства звіт про витрачені суми та зробити остаточний розрахунок.

Для обліку коштів, виданих підзвітним особам, застосовується авансовий звіт. Постановою Держкомстату Росії № 55 затверджено форму авансового звіту (форма № АТ-1) для обліку коштів, виданих під звіт на адміністративно-господарські витрати. Форма № АТ-1 застосовується юридичних осіб усіх форм власності, крім бюджетних установ. Форму авансового звіту для бюджетних установ затверджено наказом Мінфіну Росії № 123н. Таким чином, для бюджетних установ застосовується авансовий звіт (форма № 0504049).

Загальні правила заповнення авансового звіту

Авансовий звіт застосовується для обліку розрахунків із підзвітними особами. Бланк авансового звіту є двостороннім документом. Підзвітні особи наводять відомості про себе на лицьовій стороні авансового звіту та заповнюють графи 1 – 6 на оборотній стороні авансового звіту про фактично витрачені суми з додатком документів, що підтверджують вироблені витрати. У бухгалтерії авансові звіти перевіряються на предмет правильності оформлення та наявності документів, що підтверджують вироблені витрати, цільового витрачання коштів, та заповнюються графи 7 – 10 оборотної сторони авансового звіту, що містять відомості про витрати, що приймаються бухгалтерією до обліку. Перевірені авансові звіти затверджуються керівником організації.

Суми, виплачені іноземній валюті, враховуються як і іноземній валюті, і у рублях за курсом за Центральний банк Російської Федерації. Погашення суми заборгованості в іноземній валюті підзвітними особами та відображення цієї суми в авансовому звіті в рублевому еквіваленті провадиться за курсом Центрального банку Російської Федерації на дату затвердження авансового звіту керівником організації.

Порядок прийняття до обліку авансового звіту

1. Видача грошей під звіт.

Підставою для видачі грошей у будь-якому разі є заява на видачу грошей. У заяві підзвітна особа зобов'язана вказати на конкретну мету отримання авансу, термін отримання грошей. Заява надсилається керівнику організації. Після відповідного візування керівником заява надходить до бухгалтерії для видачі грошей. При цьому бухгалтер зобов'язаний перевірити відсутність залишку за попереднім авансом.

При направленні у відрядження підставою для видачі грошей є наказ керівника організації про направлення працівника організації у службове відрядження. Після ознайомлення з наказом працівник складає заяву із попереднім розрахунком коштів, які знадобляться йому у відрядженні.

2. Коли витрати зроблено…

Після повернення співробітника з відрядження (або після придбання товарно-матеріальних цінностей, отримання послуг та інше) їм складається авансовий звіт за уніфікованою формою. Звіт здається до бухгалтерії. Нагадуємо, що це необхідно зробити не пізніше трьох днів після повернення з відрядження.

Якщо було витрачено менше, ніж отримано, то залишок невитрачених сум повертається до каси за прибутковим касовим ордером.

Якщо було витрачено більше, ніж отримано, то перевитрата за авансовим звітом видається співробітнику за видатковим касовим ордером.

3. Бухгалтер перевіряє цільове витрачання коштів, виданих працівникові.

4. Перевірений авансовий звіт затверджується керівником або уповноваженою на це особою.

Про первинні документи

Відповідно до статті 9 Федерального закону № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік» (далі – Федеральний закон № 129-ФЗ) всі господарські операції, які здійснюються організацією, повинні оформлятися виправдувальними документами. Ці документи є первинними обліковими документами, виходячи з яких ведеться бухгалтерський облік. Первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені формою, що міститься в альбомах уніфікованих форм первинної документації. Документи, форма яких не передбачена у цих альбомах, мають містити обов'язкові реквізити, перелічені у п. 2 ст. 9 Федерального закону №129-ФЗ. Після закінчення встановленого терміну співробітник організації, який отримав кошти під звіт, зобов'язаний подати до бухгалтерії авансовий звіт з додатком всіх виправдувальних документів, що підтверджують вироблені витрати.

При покупках за готівку в організаціях роздрібної торгівлі продавець зобов'язаний видати покупцю (а покупець має право вимагати у продавця) два документи – касовий чек і товарний чек (накладну).

Касовий чек повинен містити такі реквізити:

Найменування організації, що видала чек;
- ідентифікаційний номер організації-платника податків (ІПН);
- Заводський номер контрольно-касової машини (ККМ);
- Порядковий номер чека;
- дату та час купівлі (надання послуги);
- Вартість покупки (послуги).

Замість касового чека допускається видача номерного бланка суворої звітності за формами, затвердженими Мінфіном Росії за погодженням з Державною міжвідомчою експертною комісією з контрольно-касових машин (ГМЕК з ККМ), із зазначенням передбачених формою бланка реквізитів.

Товарний чек (накладна) повинен містити такі реквізити:

Назва документу;
- дату складання документа;
- найменування організації, від імені якої складено документ;
- Зміст господарської операції;
- назва та вимірювачі придбаного товару в натуральному та грошовому вираженні;
- посада та особистий підпис відповідальної особи (продавця);
- штамп (друк) продавця.

Рахунок-фактура має відповідати вимогам положень пунктів 5 та 6 ст. 169 Податкового кодексу РФ і виписується за формою, встановленою постановою Уряду РФ № 914 «Про затвердження правил ведення журналів обліку отриманих та виставлених рахунків-фактур, книг покупок та книг продажів при розрахунках з податку на додану вартість» (з урахуванням змін та доповнень), з обов'язковим заповненням усіх зазначених у ньому реквізитів (у разі відсутності інформації відповідні рядки, графи прокреслюються).

При покупках за готівку у громадян-підприємців продавець зобов'язаний видати покупцю (а покупець має право вимагати у продавця) касовий і товарний чеки (або накладну) з усіма перерахованими реквізитами.

Покупки за готівку власного майна громадян, які є підприємцями, оформляються договорами купівлі-продажу особистого имущества. У договорах мають бути зазначені паспортні дані громадянина. Договір може бути укладений лише особою, якій директором видано довіреність на право укладання таких договорів. Виплата грошей за такими договорами провадиться безпосередньо громадянам-продавцям лише через бухгалтерію з дозволу головного бухгалтера після перевірки документального оформлення таких господарських операцій.

Додані до авансового звіту документи, що підтверджують, повинні відповідати наступним основним вимогам:

документи, що підтверджують, подаються в оригіналі;
- за формою вони повинні відповідати прийнятим вимогам для оформлення та заповнення первинних документів;
- за характером операцій має бути встановлений зв'язок підтверджуючих документів із цільовим призначенням виданого підзвітній особі грошового авансу.

Витрати під час відрядження

Усі витрати під час відрядження мають бути підтверджені документами. Повідомте співробітників організації про збереження всіх документів.

Документи, що підтверджують витрати на проїзд. Необхідно надати всі проїзні документи (авіа-, залізничні та автобусні квитки). Якщо ви їхали поїздом, після закінчення поїздки не забудьте забрати квиток у провідника. Якщо під час поїздки користувалися постільними речами, вимагайте у провідника, щоб він видав вам документ, що підтверджує оплату цієї послуги. Цими документами будуть касовий чек, копія чека із зазначенням прізвища клієнта, дати, вартості послуги.

Витрати проїзд відшкодовуються у вигляді фактично витрачених сум.

Їх підтверджують проїзні документи. Окрім цього, роботодавець оплачує:

Страхові платежі з державного обов'язкового страхування пасажирів на транспорті;
- послуги з попереднього продажу проїзних документів.

Роботодавець відшкодовує також витрати на проїзд до вокзалу та аеропорту, якщо вони знаходяться за межею населеного пункту. Це поширюється як місця відправлення і призначення, і місця пересадок.

Документи, що підтверджують витрати на проживання. Виписуючись із готелю, не забудьте взяти документи, що підтверджують вартість проживання. Раніше це міг бути готельний рахунок формою № 3-Г чи 3-Гм (утв. наказом Мінфіну Росії № 121). А в даний час бланки мають бути розроблені відповідно до постанови уряду РФ № 359. Якщо бланків немає, при прийомі готівки має застосовуватися контрольно-касова техніка. Це вимога Федерального закону № 54-ФЗ «Про застосування контрольно-касової техніки під час здійснення готівкових розрахунків». І лише якщо організації чи індивідуальні підприємці надають послуги населенню, надаючи бланки суворої звітності, ККТ не застосовується (п. 2 ст. 2 Закону № 54-ФЗ). І тут форми бланків суворої звітності прирівнюються до касовим чекам.

Перед від'їздом не забудьте проставити позначки про прибуття та вибуття у посвідченні про відрядження. Простежте, щоб ці позначки відповідали дням проживання у готелі.

Заповнюємо авансовий звіт

Авансовий звіт складається в одному примірнику підзвітною особою.

На титульній частині бланка авансового звіту підзвітна особа зазначає:

Найменування організації, яка направила його у відрядження;
- Структурний підрозділ (відділ, сектор), в якому працює співробітник;
- своє прізвище, ім'я та по батькові (графа «Підзвітна особа);
- Посада;
- призначення авансу (придбання цінностей, оплата послуг, витрати на відрядження та інше).

Бухгалтер для здійснення контролю вказує на титульній частині бланка авансового звіту інформацію про видачу грошей (вказує номер та дату документа, за яким видано гроші, та відповідний номер рахунку) та дані про наявність залишку чи перевитрати за попереднім авансом.

На титульній частині бланка авансового звіту також є таблиця «Бухгалтерський запис», до якої бухгалтер переносить суми до обліку з зворотного боку авансового звіту з відповідної кореспонденції рахунків.

Внизу авансового звіту є розділ - розписка бухгалтера в тому, що звіт прийнятий до перевірки з усіма документами, що додаються. У розписці зазначаються прізвище, ім'я, по батькові підзвітної особи, номер і дата авансового звіту, прописом сума документально підтверджених витрат, кількість документів, що додаються, а також кількість аркушів у цих документах. Після заповнення всього звіту бухгалтер відриває розписку по лінії відрізу та віддає підзвітній особі.

Перед заповненням оборотної сторони авансового звіту підзвітна особа повинна систематизувати первинні документи (квитки, транспортні рахунки, багажні квитанції, рахунки з готелів або від інших осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, акти закупівлі, рахунки-фактури, товарні накладні тощо). д.). Документи потрібно сформувати у хронологічному порядку, пронумерувати їх. Як правило, документи невеликого розміру (наприклад, квиток в електричці) слід наклеїти на аркуш формату А4.

Зворотний бік авансового звіту заповнюється у порядку за графами:

	Вказується номер документа по порядку залежно від того, як їх підзвітна особа пронумерувала та систематизувала. Документи додаються до авансового звіту по порядку
	Вказується дата виконання господарської операції, що супроводжується сплатою коштів, та зазначена на документі. Тобто, дата документа. Щодо добових за службовим відрядженням може вказуватися дата оформлення наказу керівника на відрядження
	Вказується номер документа (номер касового чека, номер квитка тощо)
«Кому, за що та за яким документом сплачено»	Вказується одержувач коштів, зміст операції (оплата проїзду, купівля товару, оплата постільних речей, добові тощо), назва документа (квиток, квитанція, акт закупівлі, накладна, посвідчення про відрядження тощо)
«Сума витрати»	Вказується сума коштів, що підлягає відшкодуванню підприємством за витрачені підзвітною особою кошти

Якщо кількість документів, що підтверджують, перевищує кількість рядків у бланку форми авансового звіту, підзвітна особа отримує другий оборотний лист бланка, при необхідності третій і т.д. бланки звіту та складає авансовий звіт на кількох бланках. Наприкінці першого бланка звіту вказується: «Закінчення розрахунку див. у продовженні (продовження №) авансового звіту». У верхній частині другого та наступних бланків звітів зазначається: «Продовження авансового звіту... П.І.Б. №...».

Заповнений бланк авансового звіту має бути підписаний підзвітною особою.

Авансовий звіт підзвітної особи, що не відповідає зазначеним вище вимогам, бухгалтерією до перевірки та обліку не приймається. Підзвітна особа у разі залишається боржником підприємства у сумі отриманих під звіт коштів до погашення суми цих коштів.

Як ми писали вище, якщо співробітником було витрачено менше, ніж отримано, то залишок невитрачених сум він має повернути до каси установи за прибутковим касовим ордером.

З тієї чи іншої причини співробітник може затримати повернення сум, що залишилися в нього, а то й не повернути їх зовсім. Якщо працівник своєчасно не повернув до каси залишок невикористаних коштів, слід керуватися статтею 137 Трудового кодексу РФ, якою передбачені випадки утримання із зарплати працівника на погашення його заборгованості роботодавцю.

У цій статті передбачені випадки, коли із заробітної плати працівника можуть бути утримані кошти на погашення його заборгованості установі. Зокрема, утримання із заробітної плати працівника можуть проводитися для погашення невитраченого та своєчасно не повернутий аванс, виданий у зв'язку зі службовим відрядженням.

При цьому роботодавець має право прийняти рішення про утримання із заробітної плати працівника не пізніше одного місяця з дня закінчення строку, встановленого для повернення авансу, та за умови, якщо працівник не оскаржує підстав та розмірів утримання.

Рішення роботодавець приймає та оформляє, як правило, у формі наказу чи розпорядження, хоча уніфікованої форми такого наказу нормативними правовими актами не встановлено. При цьому спочатку установа має отримати згоду працівника на утримання сум із заробітної плати. Така згода має бути оформлена у письмовій формі. Загальна сума утримання не повинна перевищувати 20% від суми належної працівникові заробітної плати (після утримання податку на доходи фізичних осіб), а у випадках, передбачених федеральними законами у розмірі 50% заробітної плати.

У бухгалтерському обліку є вимоги про підрядковий переклад російською мовою документів складених іншими мовами, зокрема у п. 9 Положення ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності до, затвердженого Наказом Мінфіну Росії N 34н.

Переведення на російську мову первинних документів може здійснити будь-яка людина, яка знає цю мову, чи то штатний чи позаштатний співробітник, чи навіть знайомий. У бухгалтерському обліку важливу роль відіграють цифрові показники, наприклад, вартість проїзду, проживання та інші види витрат.

Тому якщо вам треба терміново зробити переклад, то спочатку зробіть ксерокопію з документа. Ті слова або фрази, які необхідно перекласти, обведіть або підкресліть, позначте виносками, цифрами або іншими знаками, зрозумілими для вас і перевіряючих. А далі, здійснити переклад кожного із зазначених вами слів або словосполучень російською мовою.

Не забудьте запевнити цей переклад у головного бухгалтера або іншого уповноваженого на це особи.

Якщо ви не впевнені або у вас є сумніви щодо правильності перекладу, ви можете запросити перекладача (у цьому випадку можна укласти договір цивільно-правового характеру) або звернеться до спеціалізованих фірм, які надають ці послуги (за договором надання послуг (робіт)). До речі, такі послуги надаються за багатьох нотаріальних контор.

Авансовий звіт матеріали

Загальна схема роботи у разі оприбуткування матеріалів та послуг в авансових звітах без використання журналу руху цінностей та послуг виглядає так: видача під звіт -> оформлення авансового звіту -> повернення з-під звіту (невитрачених коштів) або видача під звіт (при перевитраті).

Видача під звіт

Видача під звіт заноситься до меню «Операції | Платіжні документи» або один із пунктів меню «Операції | Каса», «Операції | Банк вихідний». Залежно від цього, чи здійснюється платіж через касу чи через банк, заноситься операція видача підзвіт чи платіжне доручення чи оплата корпоративної карткою.

Проведення з операції (у податковому обліку операція не відображається):

71/Співробітник - 50 (51, 55) = Сума під звіт співробітнику

Авансовий звіт

Для цього потрібно відкрити авансові звіти у головному меню «Операції | Авансові звіти» та додати новий запис. У табличній частині на вкладці «Понесені витрати» вказуємо отримані послуги або придбані матеріали, на вкладку «Оплати» додаємо запис із раніше внесеним авансом. У полі «Дебет рахунки» потрібно вказати рахунок матеріалу або послуги (для послуг використовується 44, 20 та інші витрати, для матеріалів 10). У полі «Стаття НУ» слід зазначити статтю витрати «05» або іншу статтю.

На УСН працюємо без ПДВ, але при роботі з постачальником з ПДВ потрібно розбивати у податковому обліку суму видатків на статтю «05» (або іншу статтю) та статтю «08» (суми ПДВ, що приймаються у витрату), для цього використовується поле «В т.ч. сума ПДВ».

Проведення по операції, якщо постачальник без ПДВ:

44/УСЛ/Послуга - 71/Співробітник = Сума послуг | Стаття НУ = «05» (або інша стаття витрати) Сума НУ = Сума послуг

Проведення по операції, якщо постачальник з ПДВ:

44/УСЛ/Послуга - 71/Співробітник = Сума послуг | Стаття НУ = «05» (або інша стаття витрати) Сума НУ = Сума наданих послуг за вирахуванням ПДВ 44/УСЛ/Послуга – 71/Співробітник = Сума наданих послуг | Стаття НУ = "08" Сума НУ = Сума ПДВ послуг

При формуванні книги доходів та витрат (пункт головного меню програми «Звіти | Книга обліку доходів та витрат») запис потрапить з мінімумом між «Сумою раніше виданого авансу» та «Суммою оприбуткування». Дата запису співпадатиме з датою оприбуткування. При роботі з постачальником з ПДВ у книзі буде зроблено два записи відповідно із сумою за «05» або іншою статтею та із сумою ПДВ за статтею «08».

Повернення з-під звіту або видача під звіт

Повернення під звіту (невитрачених коштів) або видача під звіт (при перевитраті) заноситься в меню «Операції | Платіжні документи» або один із пунктів меню «Операції | Каса».

ПДВ у авансовому звіті

У бухгалтерському обліку ПДВ за авансовими звітами може відображатися двома способами:

Спосіб 1 (кращий при поточній ситуації)

		сума витрат за затвердженим авансовим звітом
		ПДВ із поштових витрат
		ПДВ прийнято до відрахування

Спосіб 2

		сума поштових витрат за квитанціями
		ПДВ із поштових витрат
		затверджено авансовий звіт
		ПДВ прийнято до відрахування

Підзвітна особа додає до авансового звіту квитанцію з оплати поштових послуг. У квитанції виділено ПДВ, рахунок-фактура відсутня.

Як відобразити витрати з ПДВ у бухгалтерському та податковому обліку?

На підставі ст. 171 НК РФ платник податків має право зменшити загальну суму податку, обчислену відповідно до ст. 166 НК РФ, на податкові відрахування. Вирахуванням підлягають суми "вхідного" ПДВ за товарами (роботами, послугами, майновими правами), які придбані для здійснення операцій, що визнаються об'єктом оподаткування ПДВ.

Відповідно до п. 1 ст. 172 НК РФ податкові відрахування провадяться на підставі рахунків-фактур, виставлених продавцями при придбанні платником податків товарів (робіт, послуг, майнових прав). При цьому вирахуванням підлягають лише суми податку, пред'явлені платнику податків при придбанні товарів (робіт, послуг, майнових прав) після прийняття на облік зазначених товарів (робіт, послуг, майнових прав) та за наявності відповідних первинних документів.

Рахунок-фактура є документом, службовцем основою прийняття покупцем пред'явлених продавцем товарів (робіт, послуг), майнових прав сум податку відрахування (п. 1 ст. 169 НК РФ).

Відповідно до п. 7 ст. 168 НК РФ при реалізації товарів за готівковий розрахунок організаціями та підприємцями роздрібної торгівлі та громадського харчування, а також іншими організаціями, підприємцями, які виконують роботи та надають платні послуги безпосередньо населенню, вимога щодо виставлення рахунків-фактур вважається виконаною, якщо продавець видав покупцеві касовий чек або інший документ встановленої форми. На думку контролюючих органів (Листи МНС Росії N 03-1-08/1191/15@, УФНС по м. Москві N 24-11/71008, Мінфіну Росії N 04-03-11/42), зазначена норма поширюється лише на організації та підприємців, які реалізують товари (роботи, послуги) безпосередньо населенню. У випадках, коли товар набуває юридичної особи або підприємця, продавець зобов'язаний виписати рахунок-фактуру.

Проте, у разі необхідно враховувати, що витрати відбито у авансовому звіті, тобто. підзвітна особа взаємодіє з постачальником послуг (поштою) як фізична особа. З цього питання склалося чимало арбітражної практики. Особливо слід зазначити позитивне для платників податків рішення, прийняте Постанова Президії ВАС РФ N 17718/07. Президія ВАС РФ розглянула справу, в якій підприємець купував бензин на автозаправних станціях, які здійснюють роздрібну торгівлю для населення. Оплата, включаючи ПДВ, здійснювалася готівкою та підтверджена виданими продавцем касовими чеками. Бензин використовувався підприємцем для підприємницької діяльності, тобто. для операцій, визнаних об'єктом оподаткування ПДВ. ВАС РФ зазначив, що застосування підприємцем податкового відрахування з ПДВ узгоджується з позицією, викладеної у Визначенні КС РФ N 384-О, яка пояснює, що рахунок-фактура не є єдиним документом для надання платнику податків податкових відрахувань з ПДВ. Відрахування можуть надаватися і на підставі інших документів, що підтверджують сплату цього податку.

Враховуючи викладене, при застосуванні відрахування з ПДВ щодо товарів (робіт, послуг), за якими є касові чеки, але відсутні рахунки-фактури, платники податків мають певні ризики пред'явлення претензій з боку податкових органів. Однак, беручи до уваги зазначену Постанову Президії ВАС РФ, дії платників податків щодо прийняття до відрахування ПДВ є правомірними і у разі судових спорів, позиція платника податків є сильнішою.

Авансовий звіт добові

У числі витрат на відрядження, що виплачуються працівникові авансом, присутній і такий пункт, як добові. Це свого роду «кишенькові гроші» відрядженого, які він витрачає на їжу та інші дрібниці, які досить важко чи неможливо підтвердити документально. Дійсно, добові є єдиним видом витрат на відрядження, який працівник не зобов'язаний підтверджувати первинними документами.

Авансовий звіт - форма, яку спільно заповнюють відряджений працівник та бухгалтер підприємства. Вона служить обґрунтування списання витрат на відрядження в бухгалтерському та податковому обліку організації. На лицьовій стороні форми вказується загальна сума отриманого авансу (включаючи добові), а також залишок або перевитрата коштів, якщо такі є.

Зворотна сторона форми №АО-1 є таблицею і призначена для перерахування документів, що підтверджують витрати, що додаються до авансового звіту. Її заповнює працівник. Оскільки сума у ​​графі «Разом» цієї таблиці має відповідати загальній сумі звіту, що списується підприємством, то добові тут також мають бути згадані. Але оскільки жодних документів, що підтверджують добові витрати документів, працівник представляти не зобов'язаний, то графи таблиці, призначені для реквізитів підтверджуючих документів, залишаються порожніми.

Працівник просто пише у графі «Найменування документа (витрати)»: «Добові з такого по таке число», а у графі «Сума витрати» - суму, видану як добові. Більше нічого писати щодо добових не потрібно. Правомірність обліку цих витрат як виробничі, підтверджують документи, що доводять виробничий характер самого відрядження, а також наказ про направлення у відрядження та проїзні документи.

Добові враховуються організацією у вигляді фактичних витрат. Законодавство не містить лімітів розміру добових, їхнє грошове значення регулюється внутрішніми актами організації. У ПК існує норматив добових лише з метою обчислення ПДФО, але він не є обмеженням самого розміру добових. Проте, беручи до уваги наявність цього нормативу, в авансовому звіті обов'язково слід зазначити дати/кількість днів, на які видаються добові.

Книга доходів та витрат авансовий звіт

До того моменту, доки підприємець фактично не отримає товари (їй не будуть надані послуги або виконані роботи), витрат у нього не виникне. Видані підзвітні суми не зменшують бази з єдиного податку при спрощенні. Включити у витрати вартість майна, купленого на підзвітні суми, можна лише після того, як витрати на авансовий звіт буде затверджено. Тобто до книги доходів та витрат включаються суми за затвердженими авансовими звітами. Нормативу з матеріальних витрат немає.

Податки та внески

Для цілей оподаткування операцію з передачі грошей під звіт розглядайте як видачу авансу. Жодних особливостей, пов'язаних з тим, що гроші отримав співробітник, не виникає.

До того моменту, доки організація фактично не отримає товари (її не будуть надані послуги або виконані роботи), витрат у неї не виникне. Тому видані підзвітні суми не зменшують базу з податку прибуток і єдиного податку при спрощенні (п. 14 ст. 270, п. 3 ст. 273, п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Не впливають вони і розрахунок ЕНВД, цим податком оподатковується поставлений дохід (п. 1 ст. 346.29 НК РФ).

Включити у витрати можна й вартість майна, купленого на підзвітні суми.

Для цього мають бути виконані такі умови:

- Витрати документально підтверджені (авансовий звіт затверджений, і до нього додані всі необхідні документи про купівлю);
– придбане майно (роботи, послуги) повинне використовуватись у діяльності, спрямованій на отримання доходу.

Це випливає із пункту 2 статті 346.16 та пункту 1 статті 252 Податкового кодексу РФ.

Залежно від того, яке майно (роботи, послуги) придбав співробітник, його вартість відносите до різних статей витрат та у різний момент часу. Наприклад, отримані канцтовари відразу після оплати та отримання включіть у витрати (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). А вартість покупних товарів, придбаних через співробітника, спишіть у зменшення бази оподаткування в міру реалізації * (подп. 23 п. 1 ст. 346.16, подп. 2 п. 2 ст. 346.17НК РФ).